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Continuous Quality improvement for Life and Work

之前寫過幾篇有關obsidian, typora and Devonthink 的文章:

  1. | CQI365 | 林軒名醫師 | 等待雨果 |: 整合HighlightsApp + Obsidian,建立效率的整合閱讀與標記流程
  2. | CQI365 | 林軒名醫師 | 等待雨果 |: 建立zettleKasten 筆記:Devonthink or Obsidian ?
  3. | CQI365 | 林軒名醫師 | 等待雨果 |: 使用Devonthink3.7取代Obsidian做筆記
  4. | CQI365 | 林軒名醫師 | 等待雨果 |: Typora 有禪味的Markdown編輯器

幾個問題

  1. Wikilink :Wiki link 可以說是obsidain的強項,他可以根據建立的wiki link 自動搜尋連結當對應的筆記,起建立連結地圖與反向連結。但是也有一個致命的缺陷,如果你在非obsidian系統架構下,做檔案「檔名更動」,那obsidian就無法偵測到檔名的變動,wiki link就會斷開!我以devonthink為主力系統下,在devonthink更動名稱是很常見的作法,這樣一來就會讓一推wiki link 常常在失效。失效後,一定得要手動才能修復,這時在造成我莫大的困擾。
  2. 無法預覽其他文件檔:這一點是相對devonthink而言的,因為devonthink可以預覽幾乎大部分的文件檔案,因此在devonthink中遊走略覽是非常方便的。但是在devonthink中一定要打開第三方軟體,才能閱覽到許多文件檔,這樣整個流程都被打亂了!雖然後續obsidain更新版後,可以支援PDF閱讀,不過我的文件種類繁多,還是需要其他閱覽氣得支援。
  3. 資料整理功能薄弱:這也是相對devonthink來說,整體的obsidian主要功能就不是整理,因此整理的功能相對devonthink不在同一個檔次。因此我就被迫要在devonthink處理大部分的工作,然後回到IObsidain寫作,這樣真的沒有節省到時間。
  4. 龐大:如果摒除wikilink與他強大的連結地圖,身為一個單純的markdown編輯器,Obsidan又過於龐大。因此如果要單純找一個markdown編輯器,其實我們更好的選擇可以搭配Devonthink。

最終組合:

  1. 資料庫整理:回到devonthink。 資料庫一向是Devonthink的優勢,他強大的整理能力,加上item link的連結模式,可以建立自強大的KM,不需要在藉助其他的軟體或服務。
  2. 編輯器:回到Typora。雖然Devonthin更新到3.7,其Markdown編輯器可用性高很多。| CQI365 | 林軒名醫師 | 等待雨果 |: 使用Devonthink3.7取代Obsidian做筆記。但是連續使用一兩個月後,我還是無法接受那個故於簡陋的介面。因此回到Typora當我的MD編輯器,Devonthink則是扮演資料庫與整理的角色。兩個軟體的特性迥然不同,搭配與互補的很好。

要適應的問題:

  1. 針對wiki link 問題:不使用Obsidian,就不太能使用那個強悍的Wiki link。雖然Devonthink也有wiki link,但是相較obsidan還是功能差太多。因此我直接回到devonthink使用item link。這樣一來除了可以在MAc 上使用,也可以在手機版本的DTG使用,也省去了更改檔名造成連結喪失的問題。
  2. 沒有graph:其實那個 fancy的圖,只能連接Markdown格式的文件,對我這種PDF, word, PPT一堆的工作者,真的也什麼用處。
  3. 介面問題:透過美麗的Typora,介面就不是問題了!

近幾週台灣進入三級警戒,大家紛紛感到恐懼與擔憂。除了學校停課、禁止群聚活動等,大家也從每天的指揮中心記者會看到不斷攀升的確診人數與死亡人數。然而其實從去年COVID19肆虐開始,全世界已經高達1.69億人感染,造成352萬人死亡。但是自從去年底第一支疫苗問世,這半年來,全世界已經有許多人施打了幾種不同廠牌的疫苗。在美國、以色列與英國等地,更顯現出這些不同廠牌的疫苗,的確能有效的減少感染。


心血來潮,把Mac mini 當作螢幕架升高了螢幕,也讓MBP可以打開螢幕而不影響大螢幕視野。因此索性把筆電的散熱架撤掉,打開MPB螢幕連接原來大螢幕,組成垂直的雙螢幕桌面。 過去我不太喜歡雙螢幕,人只有一組焦點,在多螢幕也只能盯著一個看。但是進來的工作常會在程式間切換,加上即時通訊軟體的切換,只有一個螢幕真的會不斷在畫面上切換畫面,真的有點困擾。

比起水平切換,我個人認為垂直切換比較符合人性。其實我們在打字的過程中,往往也需要低頭看一下鍵盤。因此只要適當的安排垂直畫面上得軟體與流程,垂直畫面反而讓工作流程更加順暢。

  • 上層螢幕:負責「觀看」,較大的螢幕較大的亮度,觀看不管影片還是文字都很舒服。因此擔任「輸入」。
  • 下層螢幕:負責「輸出」,包含即時通訊、Drafts等軟體,都在下層螢幕。
  • 合作:如果有需要互相參照的工作,例如論文等,就可以透過雙螢幕把不的文件,放置在不同的地方。

前言

最近辦公室管制Line與一些社群網路的連線,往往要用Line 與Messneger傳訊就因此必須轉移到小螢幕的手機來進行,實在是很辛苦。

雖然Apple Mac mini 可以透過iphone分享4G網路,但是切喚起來必須手動好幾個步驟,也是頗花時間。其實Mac 系統有個好用的操作,可以快速切換網路。那就是「網路位置 Network location」

Network location

在設定的網路選項中,有個「Network location 」 的功能。可以在幾組網路設定中進行預設與切換。在使用辦公室有線網路,就把LAN打開連線。如果需要透過iPhone,切換到iPHone location就可以了!

但是即便如此,打開設定、點選網路、最後選擇位置。說老實化,這幾個步驟也沒有比較少比較快。因此要更快速的完成這個任務,就要依賴Mac 自動化神器 Keyboard Maestro

Keyboard mastro Autmation

如何使用Keyboard Maestro實現這個自動化呢?

設定Network location

首先,先打開設定,將兩組不同「Network Location」設定好。以我為例,我是一組叫做「LAN」,設定是開啟有線網路,關閉Wifi。這組設定是讓我使用公司內網,可以連結到公司內部網路。另外一組叫做「iPHone」是用來透過USB連結我的iPhone透過4G網路連外,可以使用一些被公司內網攔阻的網站。


前言

從Devonthink 3.7開始我回到了item link , 找了很多的流程來提升工作效率,後來也比較了Hook 與Keyboard mastro。最後雖然選擇了keyboard maestro,但是複雜強大的操作方式,的確難以入手。尤其是過多的keyboard shortcut,根本記不住。這時候我才想起,已經安裝很久卻也荒廢很久的 Alfred — Productivity App for macOS

把兩個軟體結合起來後,大大提升處理工作的效率。

步驟

  1. 安裝keyboard mastro
  2. 安裝Alfred 4 並且升級power pack。
  3. 下載Alfred Workflow — Keyboard Maestro | ThoughtAsylum

整合

透過 Alfred Workflow — Keyboard Maestro | ThoughtAsylum 這個Alfred workflow插件,把Keyboard maestro連結到Alfred工作流中,就可以透過Alfred快速下指令。不需要背一堆快捷鍵,或者在桌面上擺著醜醜的patellate。


Modified: May 13, 2021 08:18:08

前言

  • 所以專案都應該有三個層次的筆記,專案筆記、工作筆記與檢討筆記。這三個筆記就如同住院病人的三個病歷一樣,住院摘要、病程記錄、出院摘要。 這三個摘要分別紀錄著病人剛入院醫療團隊的計畫,住院過程中的相關記錄,以及最後出院後醫療團隊對全部醫療過程的總結。因此透過這三個層次的紀錄,醫療團隊可以實現醫療連續性,也可以在未來進行稽核。

專案計畫階段:專案筆記(住院病歷摘要)

  • 病人住院24小時內,醫療團隊會完成這個「住院病歷摘要」,這個摘要會翔實的紀錄病人過去與現在的相關狀態,最後面會做出判斷與計畫。
  • 這個模式就如總我們的「專案初始計畫筆記」,根據專案的起始階段收到的相關資訊,我們在專案計畫階段,把目標、KPI、stackholder、資源、風險、溝通等等幾大專案領域都做出明確的紀錄,最後做出拆解工作並建立時程表。
  • 後續執行就會根據這個計畫執行並紀錄,進入執行階段

專案執行階段:工作筆記(病程記錄)

  • 在醫放置在資聊院中住院病人,每天均會有一篇Progress Note病程記錄,這個記錄記錄的病患在住院中的大小事,更重要的會以邏輯思考的方式呈現病人治療的狀況。並將治療中出院的一些變化與計畫修正做紀錄。
  • 在專案進行當中,我們應該記錄專案週期中發生的事情以及在任務中的一些改變以及任務相關的一些調整。頻次需要多少,並無定論,可以根據專案執行狀況進行調整。
  • 這個工作筆記是我們比較缺乏的部分,過去往往我們計畫的很高大尚,但是因為缺乏工作筆記,成功了也不知怎麼成功的,搞砸了也不知道工作怎麼搞砸的。因此我們可以需要根據工作進度進行紀錄,可以記錄在計畫時程表,或者根據工作產出之筆記會成品進行標註。

專案檢討階段:專案回顧筆記(出院病摘)

  • 病人出院後,在期限內我們必須完成出院病歷摘要,這個摘要不僅僅是為了檢討,也是為了下次就醫時提供參考,也可以讓其他團隊進行監督。
  • 在專案結束之後,我們也比需完成「專案回顧筆記」,總結這次專案發生的一些狀況並針對工作過程所記錄的狀況,做進一步思考與檢討。這個筆記執行時,可以將專案筆記、工作筆記進行整理與整併,最後形成單一筆記,提供後續執行之參考。

筆記提醒

  • 配合之前提過的檔案整合原則,每個專案都要有自己的資料夾,把附件放置在資料夾內,並且在資料夾內建立「專案筆記」以利索引所有的附件資料。工作過程中,產出的新附件也應該放進來。
  • 專案筆記製作時,不需要拘泥於PMP架構。小的任務其實簡單的把目標與計畫、時程搞定,最重要的工作應該放在工作包的拆解。
  • 工作筆記可以用一個筆記連續記錄,針對比較重要的改變或紀錄,建議還是獨立成篇。
  • 專案回顧筆記,要利用專案計畫筆記進行修正,透過回顧工作筆記,把專案計畫中不符合實際的發生的部分進行修正並進行註記,最後將工作筆記與修正後的專案筆記合併。

結論:

我們通常很會做計畫,但是由於諸多因素在執行時往往落差很大。因此我們需要工作筆記進行追蹤管理,並留下一些註解以利下一次不要重蹈覆轍。這一點跟我們醫療團隊被要求每天寫下病程記錄一樣,這樣才能讓自己時時檢討進度與方向。

Originally published at https://blog.cqi365.info.


Safari extention:

WHat is markdown type of link?

Markdown type of link 是一種在markdown文檔中可以顯示連結的格式。主要由”[ ]”處理標題,”( )”處理連結。兩個組合起來就是有效的markdown 格式的連結。在任何一個markdown 筆記軟體中,這個連結格式都是可以讀取且可以跨平台的。

在Zettelkasten筆記模式中,建立筆記互相的連結十分重要,也是Zettelkasten的核心概念。因此要能實現這個相互連結的功能,在跨軟體間快速建立「連結」變的非常重要。以下介紹幾個我在Mac 平台,以Devonthink為筆記核心軟體,並利用幾個好的軟體輔助所建立的markdown快速連結。

Safari extention:

許多筆記或資訊來自於瀏覽器,如果你使用safari,建議可以安裝這個套件「 Markdown linker in Safari 」。這個套件可以讓你直接在safari 中按右鍵,就可以copy safari 中的網頁連結做成Markdown 格式的連結。

Devonthink drag and paste

在Devonthink 中也內建可以快速將其他筆記的markdown link,快速貼到另外一則筆記中的方法。就是在按著command-alt 拖曳筆記到另外一則筆記,就可以貼上Markdown type link。但是這個方法很難用,常會不小心一次拖曳太多檔案,或者拖曳失敗。

Hook productivity

這個這幾個月出現在我的眼界的軟體 Hook — Links beat searching ,也是一個很好地解決方案。他可以抓取幾乎所有的程式的檔案,包含我常用的Devonthink, Obsidian,Omnfocus等。透過Hook可以快速抓取連結,可以建立跨平台的連結。可以更進一步的將軟體連接起來。 此外Hook也可以將連結建立在Hook軟體中,讓連結真正達到跨平台。只是我目前的用法是將連結建立在Devonthin中,不需要另外一個軟體來處理這個功能。

Keyboard mastro + Apple script

最後介紹一下目前我的組合方式, Keyboard Maestro 9.2: Work Faster with Macros for macOS 加上內建的Apple script。

在大部分我常用的軟體,其實已經很多軟體內建markdown type link,因此最主要要解決的是Devonthink。在網路上有找到許多網友已經寫好的script,直接貼在Keyboard mastro就可以透過快捷鍵執行。


在一篇文章中CQI365 建立zettleKasten 筆記:Devonthink or Obsidian 2021–03–22,我曾經討論Devonthink還是Obsidian,當時我決定使用Devonthink。但是在CQI365 Typora 有禪味的Markdown編輯器,我曾經想轉換到Typora,但是最後因為沒有辦法建立連結,後來也放棄。前幾週,我又寫下 CQI365 整合HighlightsApp + Obsidian,建立效率的整合閱讀與標記流程 當時也短暫把平台轉換到Obsidian,建立快速的Zettelkasten卡片盒。但是越多的工具,造成越多的精神分散,也造成不專心狀況。因此在前幾個月,也嘗試想把wiki link 轉回Item link 但是卻還是無法在Window介面作執行X-link,所以又回到wiki link與Obsidian。

有些問題在Devonthink 3.7 開始後獲得一些解決。

Devinthink3.7重要新功能

  1. 可以用Markdown格式當作default 的annotation
  2. 新增wikilink ,有即時搜尋功能。
  1. 簡化流程:資料庫已經都在Devonthink,包含其他檔案。因此多一個軟體就會多一個步驟。
  2. Devonthink已經夠用:過去因為Obsidai多了強大的Wikilink,因此可以讓ZKnote更強大,但是其實Devonthink的See also一樣很強大。過去wikilink在Devonthink不能自動搜尋的缺點,在3.7版本已經進步許多。
  3. 配合Hook 可以快速建立連結item link,不必拘泥Wiki LInk (雖然不同Macs產出的item link 可能不同!需要解決同步問題!)
  4. 透過item link 可以讓DEVONthink to go 可以快速連結。
  5. 專心:Devonthink有Geek風格,不像Obsidian讓我一直分心。Devonthink就像我的工作台,打開就是要工作。
  1. Devonthink 用Wiki link 修正名稱時,無法自動全部更新連結名稱,這會讓有些連結失效!
  2. DEVONthink缺乏graphs 可以一目了然看到自己的比較狀態。
  3. DEVONthink markdown介面比較沒那麼美觀。

實際使用場景與流程

  1. 日記:直接在Devonthink中記錄日記。
  2. 筆記:不管是讀書筆記或者其他卡片盒筆記,在Devonthink可以直接將其他種類檔案,快速連結進來。許多工作檔案都在Devonthink中取用。這也是我覺得在Devonthink令人專心得原因。
  3. 工作筆記:建立任務筆記,將專案檔案的連結集中,可以不用在Finder中跳來跳出。

殘存問題之解決方式:

  1. 使用Devonthink時,Wiki link 可以當作快速連結的方式,但是存檔後,還是得要轉成item link。以避免後續改動檔案名稱時,造成連結失效的問題。
  2. 放棄Window平台:會讓我下定決心使用item link是因為我決定買心得M1 晶片的Mac Mini,放棄在辦公室使用window。這樣就可以直接使用item link。

從2007退伍那年開始寫這個blog開始,至今超過14年。在前幾年每年固定都有40–100篇文章,尤其在2011年女兒出生那年,達到高峰135篇。2013年開始,轉換工作環境與狀況後,幾乎就陷入封筆的狀況。也幾乎關閉了整個blog。


從去年11月開始自Evernote跳到Devonthink,整整三個月的時間了!比起使用Evernote超過十幾年的老經驗,這個從Web-base service轉到以實體檔案為架構的格式還是有些需要重新適應。Devonthink有著強大的資料庫能力,也具備OCR、卡片盒筆記法的相互連結功能,甚至還具備AI等級的自動歸類系統。但是相對Evernote真的做到Sync Everwhere的雲端化服務,Devonthink以單機實體檔案為架構的作法,讓我在轉換使用上,需要做一些調整才能讓整個系統發揮過去強大的能力。經過三個月的測試,終於找到最佳組合方案:Dropbox+icloud +Devonthink。

其實大概的觀念,我曾經在去年底的一篇文章『 我的工作流工具級:My Workflow, My tool 』中有提到過,如何搭配Dropbox 與Devonthink以及其他工具,組成我的Worflow。今天這篇文章特別針對在Devonthink架構下,使用Dropbox與Devonthink接軌。

Devonthink下的檔案存放

在Devonthink的檔案架構下,有兩種建立資料庫的方式,一個是直接import,第二個是index。這兩個模式各有長處,下面介紹一下兩個差別。

Import 模式:

Import很簡單好理解,就是把資料放入Devonthink的Db中,讓devonthink管理以及同步。把檔案放進Devonthink Db完全符合DT格式,效能會比index還要穩定速度也更快。但是這個方式我個人極端不愛,我剛剛從Evernote 10.0 不穩定地同步惡夢中跳出來,要我把身家在放到另外一個檔案系統中。雖然檔案不同步到網路上,但是光無法不透過Devonthink取得import進去的檔案,就讓我卻步。還好Devonthink提供另外一個友善的方式:Index模式。

Index 模式:

我個人偏好的模式是Index模式,這個方式有點像建立『索引檔』一樣。你可以在實體硬碟任何地方放檔案,然後index進資料庫中,而不需要改變原本檔案結構。在資料庫中刪除檔案,也可以選擇只在資料庫移出檔案索引,還是連同檔案本身一起移除。

我個人選擇用index來處理devonthink有下列幾個理由:

  1. 安全:不需要把檔案放到Devonthink特有的資料庫中,以避免萬一devonthink服務有個閃失,我可以仍保有完整的資料讀取權限
  2. 方便:我不需要重新整理我原本硬碟檔案架構,直接用index就可以直接建立資料庫。
  3. 多重保障:更重要的是我可以把檔案放在Dropbox,同時在雲端保有一個備份,在另外一台電腦也同步一個備份。

Devonthink與雲端整合整合技巧

上述在選擇的理由其實已經提到一些兩個軟體的整合方式,簡單來說Devonthink扮演『資料庫』角色,而Dropbox/icloud 扮演『雲端同步』的角色。這兩個角色,我個人還是強烈建議要分開,避免雞蛋放在同一個藍子裡的問題。此外,Devonthink官方網站也建議不要將Mac 中的資料庫檔案放在雲端中,以免同步延遲造成不必要的同步問題。 下面根據我這幾個月的經驗,將整個建立資料庫以及雲端資料庫,到讓我的所有裝置可可以seamless運作的方式,跟大家逐一分享。當然有更多的資訊,可以到 Devonthink的官方論壇 中可以找到更多。

建立資料庫:Index你的硬碟

CQI365

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