利用三種住院病歷記錄概念,提升我們的專案能力

Modified: May 13, 2021 08:18:08

前言

  • 所以專案都應該有三個層次的筆記,專案筆記、工作筆記與檢討筆記。這三個筆記就如同住院病人的三個病歷一樣,住院摘要、病程記錄、出院摘要。 這三個摘要分別紀錄著病人剛入院醫療團隊的計畫,住院過程中的相關記錄,以及最後出院後醫療團隊對全部醫療過程的總結。因此透過這三個層次的紀錄,醫療團隊可以實現醫療連續性,也可以在未來進行稽核。

以下來闡述一下,三個病歷摘要的想法在專案筆記中呈現。

專案計畫階段:專案筆記(住院病歷摘要)

  • 病人住院24小時內,醫療團隊會完成這個「住院病歷摘要」,這個摘要會翔實的紀錄病人過去與現在的相關狀態,最後面會做出判斷與計畫。
  • 這個模式就如總我們的「專案初始計畫筆記」,根據專案的起始階段收到的相關資訊,我們在專案計畫階段,把目標、KPI、stackholder、資源、風險、溝通等等幾大專案領域都做出明確的紀錄,最後做出拆解工作並建立時程表。
  • 後續執行就會根據這個計畫執行並紀錄,進入執行階段

專案執行階段:工作筆記(病程記錄)

  • 在醫放置在資聊院中住院病人,每天均會有一篇Progress Note病程記錄,這個記錄記錄的病患在住院中的大小事,更重要的會以邏輯思考的方式呈現病人治療的狀況。並將治療中出院的一些變化與計畫修正做紀錄。
  • 在專案進行當中,我們應該記錄專案週期中發生的事情以及在任務中的一些改變以及任務相關的一些調整。頻次需要多少,並無定論,可以根據專案執行狀況進行調整。
  • 這個工作筆記是我們比較缺乏的部分,過去往往我們計畫的很高大尚,但是因為缺乏工作筆記,成功了也不知怎麼成功的,搞砸了也不知道工作怎麼搞砸的。因此我們可以需要根據工作進度進行紀錄,可以記錄在計畫時程表,或者根據工作產出之筆記會成品進行標註。

專案檢討階段:專案回顧筆記(出院病摘)

  • 病人出院後,在期限內我們必須完成出院病歷摘要,這個摘要不僅僅是為了檢討,也是為了下次就醫時提供參考,也可以讓其他團隊進行監督。
  • 在專案結束之後,我們也比需完成「專案回顧筆記」,總結這次專案發生的一些狀況並針對工作過程所記錄的狀況,做進一步思考與檢討。這個筆記執行時,可以將專案筆記、工作筆記進行整理與整併,最後形成單一筆記,提供後續執行之參考。

筆記提醒

  • 配合之前提過的檔案整合原則,每個專案都要有自己的資料夾,把附件放置在資料夾內,並且在資料夾內建立「專案筆記」以利索引所有的附件資料。工作過程中,產出的新附件也應該放進來。
  • 專案筆記製作時,不需要拘泥於PMP架構。小的任務其實簡單的把目標與計畫、時程搞定,最重要的工作應該放在工作包的拆解。
  • 工作筆記可以用一個筆記連續記錄,針對比較重要的改變或紀錄,建議還是獨立成篇。
  • 專案回顧筆記,要利用專案計畫筆記進行修正,透過回顧工作筆記,把專案計畫中不符合實際的發生的部分進行修正並進行註記,最後將工作筆記與修正後的專案筆記合併。

結論:

我們通常很會做計畫,但是由於諸多因素在執行時往往落差很大。因此我們需要工作筆記進行追蹤管理,並留下一些註解以利下一次不要重蹈覆轍。這一點跟我們醫療團隊被要求每天寫下病程記錄一樣,這樣才能讓自己時時檢討進度與方向。

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