透過資料庫結構Devonthink來強化任務管理

  • 資訊爆炸的資訊社會,資訊與檔案的抓取與儲存越來越重要,但是資訊過量的結果,確認我們失去對檔案的掌控力,連到影醒到我們工作與任務的管理。過去我把檔案與筆記分別存放在Dropbox與Evernote,這樣導致筆記與檔案整個脫節,在執行任務時更是困難重重。從去年開始,我把檔案系統與筆記系統整合在Devonthink的架構下,但是檔案結構一直沒辦法配合我的工作流程。在們工作複雜度越來越高,資料存檔也越來越多,存放檔案架構之資料架構不穩定就會進一步導致系統不穩定。因此該如何建立一個整合檔案管理、工作流程與任務管理系統變成很重要的問題。
  • 過去我個人的工作流程採用GTD的概念,但是在工作上常常遇到許多「類似沾案」工做,在學習了專案管理後,後續我進一步導入「專案管理」概念,用專案管理的思考來處理工作任務來整合我的工作流程。
  • 因此我透過整合GTD, PARA, Project Management 與PDCA的想法,建構出我的檔案與任務管理系統。
  • GTD則是Tony Allen 所提出一個個人工作效率的一個方法,也是我個人行之有年的個人工作流程。由於近年來我的工作需要大量數位文件的使用,因此工作流程幾乎都與與數位檔案整合在一起。知名效率作家Diego Forte所提出的一個數位檔案整理法:PARA的檔案系統概念。所謂PARA, project, Area, Resoursem, Archive,使用PARA模式,要以專案為出發點,而不是用檔案類型來區分,把同一個專案的參考檔案放在一起。因此專案檔案夾中,可能包含文件、照片等等。
  • 然而當檔案越來越多,資料越來越複雜,資料夾的命名需要一點技巧讓自己一目了然。因此參考Zettelkaten的方式,將整個系統升級成10進位,避免只有1–9編號很難分類問題。

00_Inbox
01–09 屬於筆記類別
01_Zettelkasten
02_Reflection
03_Annotation

10–19 屬於行動與專案類別,根據領域區分。 Project/Area
10_Action: 行動與專案資料夾
11_Scientist 研究類
12_Nephro 腎臟類
13_CQI 行政與品質
14_Learning 學習與課程
15_Personal 個人

20_Resource: 這一類屬於不根據上述area分類,而是根據我的資料來源或使用來源分類!

90_Archive:其他備份。

結合GTD流程的檔案管理

上面提到的是檔案結構,但是檔案必須服務於任務,而對應我們的目標。因此要用好檔案,必須提到與GTD任務管理流程的結合。傳統的任務管理,不太注重檔案的管理,我常用的omnfocus也沒有提供類似的工具,我們必須要額外使用雲端硬碟或Evernote之類的服務。現在透過Devonthin強大資料庫管理,在串接到omnifocus可以真正實現強大的資料檔案與任務一體的行動模式。下面我們就根據GTD的流程,闡述檔案管理如何在其中發揮作用。

Capture:

  • 將資料先放在Global inbox,後續轉到「00_Inbox」
  • 草稿筆記:可以Drafts草稿收集集中在inbox中,等待後續處理。
  • 文件:所有文件與筆記均收集到inbox,可以先放在Global inbox,後續轉到「00_Inbox」
  • 任務:一些任務的想法從Drafts or 其他地方收集起來,也轉入「00_Inbox」

Clarify/Organize 理清與組織:

這邊有兩個部分,第一是檔案的處理,在Devonthink 中處理檔案,第二個是在Omnifocsu中處理行動(有些行動不會有附件)

  • Trash:包含行動與檔案,不需要的東西就斷捨離。
  • Reference參考資料:這邊主要指的是「無法產出下一步行動」的檔案或筆記類,
  • Resource 會議的附件或其他只是未來參考用的東西,可以歸類到「20_Resource」。
  • Project related data: 目前活動的專案,可以直接轉入該專案的資料夾(21–24領域資料夾) (查詢 「Lebal: Project」,已經不需要的任務或專案,轉入到存檔「90_備份檔案夾」)
  • Actions:需要行動的文件或筆記。這邊指的行動較單純的「簡單任務」,我個人定義是「一個人可以在一個小時內完成的任務」。只有這類任務不需要在做WBS(任務拆解)。針對這類任務我會上標籤「label: Actions」,並轉入資料夾「10_Actions」。除了這邊標示外, 這邊「強烈建議」轉入自己的任務管理系統(我個人使用omnifocus),才能進行後續的管控!
  • Project:針對需要多個步驟或者需要多合作的任務,我統一稱為「專案」,專案其實也有簡單跟複雜,簡單的專案可能一個人幾個步驟完成,複雜的專案就需要切割成數十個行動。
  • 建議針對不同的專案要建立專案專一的「Project Note專案筆記」,並將所有專案相關的文件放在個別的「專案資料夾」。專案行動現存專案相關之行動label: Actions:歸類到該專案資料夾。需要進行WBS,一項增加label: Actions,並在Actions中註明WBS。
  • 有關專案的「任務的拆解與」,會建議在Devonthink檔案或專案文記中處理,不要在任務管理系統中才處理project or WBS的細節!
  • 如果一個文件會需要很好幾個行動,會需要建立行動筆記,使用行動筆記來做行動。而非直接使用該文件。例如word檔案,需要好幾個步驟才能完成。但是work檔案不適合做行動註記。這時候應該新增一個annotation,並使用該annotation的檔案來做actions.

計劃Planning 階段:

  • 這個階段主要透過omnficosu來處裡,在Omnifocus專注的是執行層面。在計畫方面盡量在Devonthink處理文件就搞定,減少這邊要重新WBS的時間,也減少這邊重新WBS造成與專案筆記版本落差。
  • Planning phase: 透過在Devonthink 使用smart group 檢視 「active project」 與需要WBS以及可行動之Actions。已經可以執行的行動,就執行time blocking。如果需要重新回到前一個步驟,就不要進行Plannning,要回到重新檢視。可以在Action前面加上行動字眼!
  • Time blocking:[基於日曆的計畫與執行Time Blocking],每天將已經可以執行的部分就進行time blocking 並上tag: NextAction

Engage: 執行階段。

Reflection 反思:

這邊的反思包含了PDCA的 check and Action,重要的事要把做過的事做覆盤,然後進行標準化。

  • Daily reflection: 有幾個重要的功能,建立DailyLog 日程筆記.md:記錄每天的工作狀況,以利後進行檢討。有些沒有建立progress note的專案或簡單任務,可以在這邊處理。
  • 行事曆回顧:將行事曆中執行的任務進行回顧,填充任務筆記或回存在DailyLog 日程筆記.md。
  • Drafts: 將文章的片段先寫在這邊,可能只是一段話或者一個段落,後續在透過擴展形成文章。
  • Weekly/Monthly reviews: 行事曆回顧:將行事曆中執行的任務進行回顧,填充任務筆記或回存在DailyLog 日程筆記.md。
  • 每週每月回顧日曆與omnifocus,進行計畫清理。
  • Action: 這邊的Action 應該被成為標準化或Adjust調整。主要工作是把根據反思的內容,把之前標準化的檔案進行調整,或者重新建立逼准化。

結論

檔案管理必須結合在任務管理與時間管理的範疇,因為基本上真正有貢獻的是完成任務而非整理資料。另一個層次來說,任務管理是目標管理的落地。因此從策略面來說,我們更需要注重人生的「目標管理」,其次是根據目標展開的任務管理。但是檔案管理就像是一個部隊的後勤一樣,如果我們沒有能力做好後勤管理,任務管理勢必亂七八糟,直接導致目標管理的失敗。這幾個層次的聯繫,我們後續有時間再來討論了!

Originally published at https://blog.cqi365.info.

Continuous Quality improvement for Life and Work

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