CQI365:指揮艇組合 Dropbox + Devonthink的連結

從去年11月開始自Evernote跳到Devonthink,整整三個月的時間了!比起使用Evernote超過十幾年的老經驗,這個從Web-base service轉到以實體檔案為架構的格式還是有些需要重新適應。Devonthink有著強大的資料庫能力,也具備OCR、卡片盒筆記法的相互連結功能,甚至還具備AI等級的自動歸類系統。但是相對Evernote真的做到Sync Everwhere的雲端化服務,Devonthink以單機實體檔案為架構的作法,讓我在轉換使用上,需要做一些調整才能讓整個系統發揮過去強大的能力。經過三個月的測試,終於找到最佳組合方案:Dropbox+icloud +Devonthink。

其實大概的觀念,我曾經在去年底的一篇文章『 我的工作流工具級:My Workflow, My tool 』中有提到過,如何搭配Dropbox 與Devonthink以及其他工具,組成我的Worflow。今天這篇文章特別針對在Devonthink架構下,使用Dropbox與Devonthink接軌。

Devonthink下的檔案存放

在Devonthink的檔案架構下,有兩種建立資料庫的方式,一個是直接import,第二個是index。這兩個模式各有長處,下面介紹一下兩個差別。

Import 模式:

Import很簡單好理解,就是把資料放入Devonthink的Db中,讓devonthink管理以及同步。把檔案放進Devonthink Db完全符合DT格式,效能會比index還要穩定速度也更快。但是這個方式我個人極端不愛,我剛剛從Evernote 10.0 不穩定地同步惡夢中跳出來,要我把身家在放到另外一個檔案系統中。雖然檔案不同步到網路上,但是光無法不透過Devonthink取得import進去的檔案,就讓我卻步。還好Devonthink提供另外一個友善的方式:Index模式。

Index 模式:

我個人偏好的模式是Index模式,這個方式有點像建立『索引檔』一樣。你可以在實體硬碟任何地方放檔案,然後index進資料庫中,而不需要改變原本檔案結構。在資料庫中刪除檔案,也可以選擇只在資料庫移出檔案索引,還是連同檔案本身一起移除。

我個人選擇用index來處理devonthink有下列幾個理由:

  1. 安全:不需要把檔案放到Devonthink特有的資料庫中,以避免萬一devonthink服務有個閃失,我可以仍保有完整的資料讀取權限
  2. 方便:我不需要重新整理我原本硬碟檔案架構,直接用index就可以直接建立資料庫。
  3. 多重保障:更重要的是我可以把檔案放在Dropbox,同時在雲端保有一個備份,在另外一台電腦也同步一個備份。

Devonthink與雲端整合整合技巧

上述在選擇的理由其實已經提到一些兩個軟體的整合方式,簡單來說Devonthink扮演『資料庫』角色,而Dropbox/icloud 扮演『雲端同步』的角色。這兩個角色,我個人還是強烈建議要分開,避免雞蛋放在同一個藍子裡的問題。此外,Devonthink官方網站也建議不要將Mac 中的資料庫檔案放在雲端中,以免同步延遲造成不必要的同步問題。 下面根據我這幾個月的經驗,將整個建立資料庫以及雲端資料庫,到讓我的所有裝置可可以seamless運作的方式,跟大家逐一分享。當然有更多的資訊,可以到 Devonthink的官方論壇 中可以找到更多。

建立資料庫:Index你的硬碟

對資料進行組織與清理:建議大家趁著這個轉換資料的過程,將整個資料去蕪存菁一番。

我個人是Index 我的Devonthink下所有的檔案夾,把所有我要的都index進來。

  1. 實體檔案同步:我目前主要的雲端硬碟使用的是Dropbox,基本上實體檔案放在哪一家的服務都可以。我個人其實用過的還是以Dropbox最穩定,我也是他Pro版本的用戶,高達3TB的硬碟,所有電腦的檔案全部都備份上去。實體檔案同不在Dropbox中,可以讓檔案不僅在Devonthink中可以使用,在沒有Devonthink的Window系統中,一樣可以透過Dropbox存取,所有改變都可以同步到Devonthink。倒過來在Devonthink中的改變也透過Dropbox實體檔案的改變,同步到window電腦中。
  2. Devonthink資料庫雲端同步:雖然Devonthink官方強力建議使用Local Network的方式同步,但是如果你要使用手機版本的Devonthink to GO隨時取用檔案,那雲端同步還是必要的。雲端同步可以透過icloud 、Dropbox或其他webDAV,由於我個人Drobpox容量大,因此把主要的同步放到dropbox中。這一種同步會佔用大量空間,我個人的icloud雖然有付費,不過只有200GB。而我Devonthink資料庫記高達幾十GB,因此大家也可以是各位的雲端容量,自己決定同步位置。
  1. 全部同步:這一種模式,會把所有檔案全部同步到雲端。如果選擇同步位置設在Dropbox,就會在Dropbox佔有相當的空間。我自己的資料庫高達50GB以上的空間,因此在雲端也必須有50GB的空間。如果當初你實體硬碟同步的位置也在Dropbox,實際上就是會有兩倍的空間會被佔據。這一點請大家選擇『全部同步』要注意。在下圖中,選擇勾選「 Synchronize content of indexed item」 就代表把index的『檔案內容』全部同步。

這一個作法,我用在同步到手機的Devonthink to GO,提供手機可以持續無縫的使用檔案。

2. 目錄同步:部分同步的方式只需要不勾選「 Synchronize content of indexed item 」即可,這樣他就會只同步index目錄,而不會同步「實體內容」,這樣就不會佔用太多雲端空間。

這一個方式,適合使用在不同Mac間的同步。我個人在Mac mini 與我的Mac book pro的Dropbox資料庫放置位置一模一樣。因此用這模式,直接可以讓兩個Mac共用同一個Devonthink 資料庫而可以無縫接軌。

下面整理一下整個架構:

  1. 檔案系統File System:放在Dropbox,同步到Mac mini 、Macbook Pro、window與iPhone。
  2. MacBookPro Devonthink:用Index方式,將Dropbox的實體檔案索引進入資料庫。
  3. Devomthink雲端同步 cloud sync :透過Dropbox全部同步,透過icloud 目錄同步。
  4. iPhone/iPad Devonthink to GO:透過Dropbox同步,可以存取資料庫檔案的內容。
  5. Mac Mini Devonthink:透過icloud 目錄同步,將Devonthink 資料庫導入後,自動會讀到Dropbox的資料。
  6. 辦公室office Window電腦:可以讀取與存取Dropbox檔案,檔案也會直接更新到其他電腦的Dropbox檔案,進行讓Devonthink同步。

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